Apa Saja Aturan dan Tata Cara Penulisan Surat Dinas di Kantor Pemerintahan Kota?
Surat dinas merupakan salah satu media komunikasi tertulis yang sangat penting dalam lingkup instansi pemerintahan, termasuk di tingkat pemerintah kota. Penulisan surat dinas tidak boleh dilakukan sembarangan karena memiliki kekuatan hukum dan menjadi bukti otentik administrasi negara. Oleh karena itu, memahami aturan dan tata cara penulisan surat dinas yang baku adalah kewajiban bagi setiap aparatur sipil negara (ASN) maupun staf administrasi di kantor pemerintahan kota.
Artikel ini akan membahas secara tuntas mengenai pedoman, aturan, dan tata cara penyusunan surat dinas yang baik dan benar sesuai dengan standar administrasi pemerintahan.
Kami melampirkan contoh surat dinas untuk mengikuti kegiatan zoom meeting tentang Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) untuk mempermudah pembaca mengetahui secara jelas contoh surat dinas resmi di pemerintahan.
Pengertian dan Fungsi Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi pemerintah atau lembaga resmi lainnya yang berisi hal-hal yang berkaitan dengan kedinasan. Dalam lingkup pemerintahan kota, surat ini berfungsi sebagai:
Pedoman Kerja:Memberikan instruksi, tugas, atau panduan pelaksanaan kerja.
Alat Pengingat:Menjadi arsip yang dapat dibuka kembali saat dibutuhkan.
Bukti Historis:Merekam jejak keputusan dan kebijakan yang diambil oleh pemerintah kota.
Duta Instansi:Mencerminkan citra dan wibawa instansi yang mengeluarkannya.
Aturan Baku Penulisan Surat Dinas Pemerintahan Kota
Penyusunan tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah biasanya diatur melalui Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) atau Peraturan Walikota (Perwali) setempat. Secara umum, berikut adalah tata cara dan unsur-unsur wajib dalam penulisan surat dinas:
1. Kop Surat (Kepala Surat)
Kop surat menunjukkan identitas instansi pengirim. Untuk instansi pemerintah kota, kop surat biasanya memuat:
Logo pemerintah kota (biasanya diletakkan di sebelah kiri).
Nama instansi (misalnya: PEMERINTAH KOTA [NAMA KOTA], DINAS [NAMA DINAS]).
Alamat lengkap instansi, nomor telepon, faksimili, website, kode pos, dan email resmi.
Garis penutup kop surat yang memisahkan kepala surat dengan isi.
2. Tanggal Surat
Tanggal penulisan surat diletakkan di sebelah kanan atas atau di bawah, sejajar dengan tempat tanda tangan (tergantung pedoman tata naskah daerah masing-masing). Nama kota tidak perlu ditulis lagi jika sudah tercantum jelas di dalam kop surat.
3. Nomor, Sifat, Lampiran, dan Hal (Perihal)
- Nomor Surat:Ditulis berdasarkan sistem pengarsipan instansi (kode klasifikasi, nomor urut, singkatan instansi, bulan, dan tahun).
- Sifat:Menunjukkan tingkat urgensi atau kerahasiaan (Sangat Rahasia, Rahasia, Penting, Biasa).
- Lampiran:Menyebutkan jumlah berkas yang disertakan bersama surat tersebut (misal: 1 (satu) berkas).
- Hal/Perihal:Intisari atau topik utama dari surat tersebut. Ditulis dengan singkat, padat, dan jelas.
4. Alamat Tujuan (Alamat Dalam)
Penulisan alamat tujuan menggunakan kata “Yth.”diikuti dengan nama jabatan atau instansi yang dituju, tanpa menggunakan sapaan seperti Bapak/Ibu kecuali diikuti dengan nama orang.Contoh:Yth. Walikota [Nama Kota]di Tempat
5. Isi Surat
Isi surat dinas dibagi menjadi tiga bagian utama:
- Paragraf Pembuka:Mengantarkan maksud dan tujuan surat. Biasanya menggunakan kalimat seperti “Dengan hormat,”atau merujuk pada dasar hukum/surat sebelumnya.
- Paragraf Isi (Inti):Menyampaikan pokok permasalahan, instruksi, undangan, atau informasi dengan bahasa yang lugas, jelas, dan tidak bertele-tele.
- Paragraf Penutup:Berisi harapan, ucapan terima kasih, atau penegasan. Contoh: “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.”
6. Nama Jabatan, Tanda Tangan, dan Stempel
Bagian ini merupakan pengesahan surat dinas. Terdiri dari:
- Nama jabatan penandatangan.
- Tanda tangan pejabat yang berwenang.
- Nama terang pejabat (biasanya dicetak tebal atau digarisbawahi), beserta Nomor Induk Pegawai (NIP).
- Stempel dinas atau cap instansi yang dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan, menyentuh sedikit bagian dari tanda tangan tersebut.
7. Tembusan (Jika Ada)
Tembusan dibuat apabila ada pihak lain yang juga perlu mengetahui isi surat tersebut, meskipun surat tersebut tidak ditujukan langsung kepadanya. Tembusan diletakkan di bagian kiri bawah surat.
Kaidah Bahasa dalam Surat Dinas
Selain format, penggunaan bahasa sangat menentukan kualitas surat dinas:
- Menggunakan Bahasa Indonesia Baku:Sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) atau Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI).
- Objektif dan Jelas:Hindari penggunaan kata-kata kiasan atau kalimat yang ambigu.
- Sopan dan Formal:Menggunakan pilihan kata yang menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme kedinasan.
- Ringkas dan Padat:Langsung pada inti permasalahan tanpa mengurangi informasi penting.
Kesimpulan
Menulis surat dinas di lingkungan kantor pemerintahan wilayah kota membutuhkan ketelitian dan kepatuhan terhadap pedoman tata naskah dinas yang berlaku. Dengan mengikuti aturan mulai dari penggunaan kop surat, penomoran, struktur isi, hingga pengesahan, instansi dapat memastikan bahwa komunikasi administratif berjalan dengan efektif, tertib, dan memiliki kekuatan hukum yang sah. Selalu rujuk Peraturan Walikota (Perwali) terbaru mengenai Tata Naskah Dinas sebagai pedoman utama di wilayah kota Anda.
